Не можете да отделите основното от второстепенното? Не можете да кажете не на колегите? Тогава вероятно ще останете в офиса до късно. Как да станем ефективен служител, разказва журналистът и колумнист на Psychologies Оливър Бъркеман.
Всички експерти и гурута по управление на времето не се уморяват да повтарят едни и същи основни съвети. Отделете важното от маловажното. Страхотна идея, но по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Дори само защото в разгара на делата всичко изглежда е изключително важно. Е, или, да речем, някак си по чудо разделихте важното от маловажното. И тогава шефът ви се обажда и ви моли да свършите спешна работа. Опитайте се да му кажете, че този проект не е в списъка ви с най-важни приоритети. Но не, не го опитвайте.
Прегърнете необятното
Автор на бестселърите на XNUMX навици на високоефективните хора Стивън Кови1 препоръчва преформулиране на въпроса. Щом маловажното в потока на делата не се намери, тогава е необходимо да се отдели важното от спешното. Това, което, поне теоретично, не може да се направи, от факта, че е просто невъзможно да не се направи.
Първо, това наистина дава шанс за правилно приоритизиране. И второ, помага да се привлече вниманието към друг важен проблем - липсата на време. Често приоритизирането служи като прикритие за неприятния факт, че е просто невъзможно да се свърши цялата необходима работа просто по дефиниция. И никога няма да стигнете до маловажните. Ако случаят е такъв, тогава най-доброто нещо, което трябва да направите, е да бъдете честни с ръководството си и да обясните, че натовареността ви е извън капацитета ви.
„За повечето от нас най-ефективният период е сутринта. Започнете деня и планирайте най-трудните неща.”
Енергия вместо важност
Друг полезен съвет е да спрете да разглеждате случаите от гледна точка на тяхната важност. Променете самата система за оценка, като се фокусирате не върху значимостта, а върху количеството енергия, което ще изисква тяхното изпълнение. За повечето от нас най-ефективният период е сутринта. Затова в началото на деня трябва да планирате неща, които изискват сериозни усилия и висока концентрация. След това, когато „хватката отслабне“, можете да преминете към по-малко енергоемки задачи, независимо дали сортирате поща или извършвате необходимите обаждания. Този метод едва ли ще гарантира, че ще имате време за всичко. Но поне ще ви спаси от ситуации, когато трябва да поемате отговорни въпроси в момент, когато просто не сте готови за това.
Птичи поглед
Друга интересна препоръка идва от психолога Джош Дейвис.2. Той предлага метод за „психологическо дистанциране“. Опитайте се да си представите, че се гледате от птичи поглед. Затворете очи и си представете. Виждате ли онзи малък човечец далеч отдолу? Това си ти. А вие какво мислите от високо: върху какво трябва да се съсредоточи този малък човек сега? Какво да направя първо? Със сигурност звучи странно. Но това наистина е ефективен метод.
И накрая, последното. Забравете за надеждността. Ако колегите (или мениджърите) поискат (или наредят) да оставят всичко настрана и да се присъединят към някакъв важен техен проект, не бързайте да бъдете героични. Първо, уверете се, че служителите и ръководството са напълно наясно какво ще остане ненаправено в резултат на превключването ви. В дългосрочен план възможността да кажете „да“ на първото обаждане за сметка на работата, която вършите, няма ни най-малко да подобри репутацията ви. По-скоро обратното.
1 С. Кови „Седемте навика на високоефективните хора. Мощни инструменти за личностно развитие” (Издателство Алпина, 2016).
2 Дж. Дейвис «Два страхотни часа: научно обосновани стратегии, за да впрегнете най-доброто си време и да свършите най-важната си работа» (HarperOne, 2015).