Как да направите падащ списък в Excel. Чрез контекстното меню и инструментите за програмисти

Много потребители на Excel, които често използват тази програма, работят с много данни, които постоянно трябва да се въвеждат много пъти. Падащ списък ще помогне за улесняване на задачата, което ще премахне необходимостта от постоянно въвеждане на данни.

Създайте падащ списък с помощта на контекстното меню

Този метод е прост и след като прочетете инструкциите, ще бъде ясен дори за начинаещ.

1. Първо трябва да създадете отделен списък във всяка област на uXNUMXbuXNUMXb листа. Или, ако не искате да разхвърляте документа, за да можете да го редактирате по-късно, създайте списък на отделен лист.
2. След като определихме границите на временната таблица, въвеждаме в нея списък с имена на продукти. Всяка клетка трябва да съдържа само едно име. В резултат на това трябва да получите списък, изпълнен в колона.
3. След като изберете спомагателната таблица, щракнете с десния бутон върху нея. В контекстното меню, което се отваря, отидете надолу, намерете елемента „Присвояване на име ...“ и щракнете върху него.

4. Трябва да се появи прозорец, където срещу елемента „Име“ трябва да въведете името на създадения списък. След като името бъде въведено, щракнете върху бутона „OK“.

Важно! Когато създавате име за списък, трябва да вземете предвид редица изисквания: името трябва да започва с буква (интервал, символ или цифра не са разрешени); ако в името се използват няколко думи, тогава между тях не трябва да има интервали (като правило се използва долна черта). В някои случаи, за да се улесни последващото търсене на необходимия списък, потребителите оставят бележки в елемента „Бележка“.

5. Изберете списъка, който искате да редактирате. В горната част на лентата с инструменти в секцията „Работа с данни“ щракнете върху елемента „Проверка на данни“.
6. В менюто, което се отваря, в елемента „Тип данни“ щракнете върху „Списък“. Слизаме надолу и въвеждаме знака „=“ и името, дадено по-рано в нашия спомагателен списък („Продукт“). Можете да се съгласите, като щракнете върху бутона „OK“.

5. Работата може да се счита за завършена. След като щракнете върху всяка от клетките, вляво трябва да се появи специална икона с вграден триъгълник, единият ъгъл на който гледа надолу. Това е интерактивен бутон, който при щракване отваря списък с предварително компилирани елементи. Остава само да щракнете, за да отворите списъка и да въведете име в клетката.

Експертен съвет! Благодарение на този метод можете да създадете целия списък от налични стоки в склада и да го запазите. Ако е необходимо, остава само да създадете нова таблица, в която ще трябва да въведете имената, които в момента трябва да бъдат отчетени или редактирани.

Изграждане на списък с помощта на инструменти за разработчици

Методът, описан по-горе, далеч не е единственият метод за създаване на падащ списък. Можете също да се обърнете към помощта на инструменти за разработчици, за да изпълните тази задача. За разлика от предишния, този метод е по-сложен, поради което е по-малко популярен, въпреки че в някои случаи се счита за незаменима помощ от счетоводителя.

За да създадете списък по този начин, трябва да се сблъскате с голям набор от инструменти и да извършите много операции. Въпреки че крайният резултат е по-впечатляващ: възможно е да редактирате външния вид, да създадете необходимия брой клетки и да използвате други полезни функции. Да започваме:

1. Първо трябва да свържете инструментите за разработчици, тъй като те може да не са активни по подразбиране.
2. За да направите това, отворете „Файл“ и изберете „Опции“.

3. Ще се отвори прозорец, където в списъка отляво търсим „Персонализиране на лентата“. Кликнете и отворете менюто.
4. В дясната колона трябва да намерите елемента „Разработчик“ и да поставите отметка пред него, ако няма такъв. След това инструментите трябва да се добавят автоматично към панела.

5. За да запазите настройките, щракнете върху бутона „OK“.
6. С появата на новия раздел в Excel има много нови функции. Цялата по-нататъшна работа ще се извършва с този инструмент.
7. След това създаваме списък със списък с имена на продукти, които ще изскочат, ако трябва да редактирате нова таблица и да въведете данни в нея.

8. Активирайте инструмента за разработчици. Намерете „Контроли“ и щракнете върху „Поставяне“. Ще се отвори списък с икони, като задържите курсора на мишката над тях ще изведете функциите, които изпълняват. Намираме „Combo Box“, той се намира в блока „ActiveX Controls“ и щракнете върху иконата. „Дизайнерският режим“ трябва да се включи.

9. След като изберете най-горната клетка в подготвената таблица, в която ще бъде поставен списъкът, ние го активираме, като щракнете върху LMB. Поставете неговите граници.
10. Избраният списък активира “Design Mode”. Наблизо можете да намерите бутона „Свойства“. Трябва да е активиран, за да продължите да персонализирате списъка.
11. Ще се отворят опциите. Намираме реда „ListFillRange“ и въвеждаме адресирането на спомагателния списък.
12. Щракнете с RMB върху клетката, в менюто, което се отваря, отидете до „ComboBox Object“ и изберете „Edit“.

9. Мисията изпълнена.

Забележка! За да може списъкът да показва няколко клетки с падащ списък, е необходимо зоната близо до левия край, където се намира маркерът за избор, да остане отворена. Само в този случай е възможно да се заснеме маркера.

Създаване на свързан списък

Можете също да създавате свързани списъци, за да улесните работата си в Excel. Нека да разберем какво е и как да ги направим по най-простия начин.

1. Създаваме таблица със списък с имена на продукти и техните мерни единици (две опции). За да направите това, трябва да направите поне 3 колони.

2. След това трябва да запазите списъка с имената на продуктите и да му дадете име. За да направите това, като изберете колоната „Имена“, щракнете с десния бутон и щракнете върху „Присвояване на име“. В нашия случай това ще бъде „Хранителни_продукти“.
3. По същия начин трябва да генерирате списък с мерни единици за всяко име на всеки продукт. Попълваме целия списък.

4. Активирайте горната клетка на бъдещия списък в колоната „Имена“.
5. Чрез работа с данни щракнете върху проверка на данните. В падащия прозорец изберете „Списък“ и отдолу записваме зададеното име за „Име“.
6. По същия начин щракнете върху горната клетка в мерни единици и отворете „Проверка на входните стойности“. В параграфа „Източник“ записваме формулата: =ИНДИРЕКТНО(A2).
7. След това трябва да приложите маркера за автоматично довършване.
8. Готов! Можете да започнете да попълвате таблицата.

Заключение

Падащите списъци в Excel са чудесен начин да улесните работата с данни. Първото запознаване с методите за създаване на падащи списъци може да подскаже сложността на изпълнявания процес, но това не е така. Това е само илюзия, която лесно се преодолява след няколко дни практика съгласно горните инструкции.