Съдържание
В процеса на работа върху документ на Excel често се налага няколко души да се свързват с него едновременно. И много често техният брой може да се изчисли в няколко десетки. Следователно въпросът за сътрудничеството не се ограничава само до свързването на хора, тъй като те често могат да правят противоречиви промени, които трябва да се научат как да редактират бързо и ефективно.
Кой може да го направи? Лице със статут на главен потребител. С една дума, какво трябва да се направи, за да стане съвместната работа с документ не само възможна, но и ефективна?
Работата със споделен файл в Excel има свои собствени характеристики. Така че някои действия не са достъпни за потребителите:
- Създаване на таблици.
- Управление на сценарии, включително преглеждането им.
- Премахване на листове.
- Потребителите нямат възможност да обединяват няколко клетки или, обратно, да разделят преди това обединени.
- Всякакви операции с XML данни.
Как могат да бъдат заобиколени тези ограничения? Просто трябва да премахнете общия достъп и след това да го върнете, когато възникне необходимост.
Ето още една електронна таблица с някои задачи, които могат или не могат да бъдат възможни, ако работите с няколко души върху една и съща електронна таблица.
Първо трябва да разберете кой файл трябва да бъде предоставен за редактиране от няколко души едновременно. Може да бъде или нов файл, или съществуващ.
Настройки
Всичко, което трябва да направите, за да споделите файл в Excel, е в секцията Споделяне на книги, която можете да намерите, като отидете в раздела Преглед.
Ще се появи прозорец с два раздела. Интересуваме се от първия, който се отваря автоматично. Трябва да поставим отметка в квадратчето до елемента, маркиран на екранната снимка с червен правоъгълник. С него ние даваме възможност на множество потребители да управляват един документ.
След като отворим достъп за редактиране, трябва да го конфигурираме. За да направите това, отворете втория раздел.
След въвеждане на параметрите потвърждаваме нашите действия. За да направите това, щракнете с левия бутон върху бутона "OK". Споделянето може да бъде отворено за всяка книга, както нова, така и съществуваща. В първия случай ще трябва да измислите име за нея.
След това трябва да запишете файла на вашия компютър.
Важно! Форматът трябва да е такъв, че файлът да може да се отваря от всеки потребител с неговата версия на електронни таблици.
Трябва да запишете файла в мрежов дял или папка, която има достъп до участниците, които искат да използват файла. След като директорията е избрана, просто трябва да щракнете върху бутона „Запазване“.
Не е разрешено обаче използването на уеб сървър за запазване на споделения файл.
След като извършите всички операции, описани по-горе, трябва да проверите дали е възможно да свържете други хора. За да направите това, отворете раздела „Данни“ и намерете елемента „Връзки“ точно под него. Ако щракнете върху него, ще можете да промените връзки или връзки. Ако няма съответен бутон, значи няма свързани файлове.
След това се отваря разделът „Състояние“, с помощта на който можете да проверите връзките. Фактът, че всичко е наред, може да се разпознае по наличието на бутона „OK“.
Excel също ви позволява да отворите споделена работна книга. За да направите това, трябва да кликнете върху бутона Office. Когато се появи изскачащият панел, трябва да изберете елемента „Отвори“ и да изберете книгата, която ще се използва за споделяне. След това щракнете отново върху бутона Office и отворете прозореца „Опции на Excel“, който можете да намерите в долната част.
От лявата страна на прозореца, който се показва, ще можете да изберете категория настройки, но ние се интересуваме от първата, която съдържа най-общите параметри.
След това отидете на елемента „Лични настройки“, където трябва да посочите данни, които ви позволяват да филтрирате потребители - потребителско име, псевдоним.
След извършване на тези операции става възможно да се редактира информацията в документа или да се добавят някои данни. Не забравяйте да запазите промените си, след като ги направите.
Това понякога може да причини проблеми при записване. Например споделянето е достъпно само за първото отваряне и когато се опитате да отворите документа втори път, програмата извежда грешка. Това може да се случи поради следните причини:
- Ако няколко участници въвеждат данни наведнъж в една и съща клетка. Или която и да е друга част.
- Генериране на регистър на промените, който кара работната книга да нараства по размер. Това води до проблеми.
- Потребителят е премахнат от споделяне. В този случай запазването на промените няма да работи само на неговия компютър.
- Мрежовият ресурс е претоварен.
За да разрешите проблема, трябва да предприемете следните стъпки:
- Изтрийте регистъра на промените или изтрийте излишната информация от него.
- Премахнете излишната информация в самия документ.
- Рестартирайте споделянето.
- Отворете документ на Excel в друг офис редактор и след това го запазете отново в xls формат.
Вярно е, че в последните версии тази грешка не се случва толкова често, колкото в по-старите.
Как да видите активността на членовете
В хода на съвместната работа трябва постоянно да наблюдавате, така че някой от участниците да не развали нещо. Затова трябва да се научите да разбирате какви действия са извършени от един от тях. За да направите това, трябва да изпълните следните стъпки.
- Отидете в раздела „Преглед“ и там намерете елемента „Корекции“. В менюто изберете елемента „Избор на корекции“.
6 - След това ще се появи прозорец, в който можете да разберете какви промени са направени от потребителите. Този списък се генерира автоматично. Можете да проверите дали това наистина е така, като погледнете квадратчето за отметка до съответния елемент в този диалогов прозорец.
7 В този случай само онези промени, които са направени след последното запазване, ще бъдат показани в списъка в горния ляв ъгъл. Това се прави за удобство, винаги можете да видите по-ранни редакции в дневника.
- На всеки участник се задава определен цвят, по който можете да разберете кой е направил промените. Етикетите са в горния ляв ъгъл. Можете също така да настроите проследяване на промените по време, конкретен потребител или в определен диапазон, както и да деактивирате показването им.
8 - Когато задържите мишката върху клетка, която има такъв знак, се появява малък блок, от който можете да разберете кой е направил промените.
9 - За да направите корекции на правилата за показване на корекции, трябва да се върнете в прозореца с настройки и след това да намерите полето „По време“, където можете да зададете начална точка за преглед на промените. Тоест времето, от което ще се показват корекциите. Можете да зададете периода от последното запазване, да настроите да показвате всички промени за всички времена, изключително непреглеждани, или да посочите датата, от която ще се показват.
10 - Можете също така да контролирате показването на корекциите, направени само от определен член.
11 - Като използвате съответното поле, можете да зададете диапазона на листа, в който ще се регистрират действията на командата.
Можете също да направите други промени, като поставите отметка в съответните квадратчета на правилните места.
Списъкът с промени не е мъртва тежест. Основният потребител може да преглежда редакциите на други участници, като ги потвърждава или отхвърля. Как да го направя?
- Отидете в раздела „Преглед“. Има меню „Поправки“, където потребителят може да управлява поправките. В изскачащия панел трябва да изберете опцията „Приемане / отхвърляне на корекции“, след което ще се покаже прозорец, в който се показват корекциите.
13 14 - Изборът на редакции може да се извърши според същите критерии, както е описано по-рано: по време, от конкретен потребител или в рамките на определен диапазон. След като зададете необходимите параметри, натиснете бутона OK.
- След това ще се покажат всички корекции, които отговарят на условията, зададени в предишната стъпка. Можете да се съгласите с определена редакция или да я отхвърлите, като щракнете върху съответния бутон в долната част на прозореца. Възможно е също групово приемане или отхвърляне на корекциите.
15
Сега необходимите корекции са оставени, а допълнителните са премахнати.
Как да премахнете потребител от excel файл
От време на време се налага премахване на потребителите от съавторство. Може да има огромен брой причини: дадена им е друга задача, участникът е започнал да прави редакции от друг компютър и т.н. Реализирането на тази задача в Excel не е никак трудно.
Първо отворете раздела „Преглед“. Има група „Промени“, където има опция „Достъп до книгата“.
След това на екрана ще се появи същият прозорец, който видяхме по-рано. Списък с всички хора, които могат да правят промени в таблицата, може да се намери в раздела Редактиране. За да премахнете потребител, който не ни е необходим в момента, трябва да го намерите в този списък, да го изберете с натискане на левия бутон на мишката и да кликнете върху бутона „Изтриване“, който се намира по-долу.
След това Excel ще предупреди потребителя, че корекциите, направени от този участник, може да не бъдат запазени, ако той в момента прави промени в работната книга. Ако сте съгласни, щракнете върху „OK“ и потребителят вече няма да бъде споделян.
Най-добрият начин да ограничите използването на споделена книга е да премахнете потребителя. Ако това не е подходящо, можете да зададете правото за преглед или редактиране на книгата от конкретен участник.
Като се има предвид това, важно е да запомните, че някои ограничения са вградени в споделянето по подразбиране. Те са описани по-горе. Нека ги запомним, защото повторението е майка на ученето.
- Забранено е създаването на интелигентни таблици, които автоматично актуализират данните и имат много други функции.
- Не можете да управлявате скриптове.
- Има вградено ограничение за изтриване на листове, свързване или прекъсване на клетки.
- Извършване на всички операции върху XML данни. С прости думи, има ограничения за структуриране на голямо количество данни, включително редактиране на техните масиви. XML е един от най-неясните типове файлове за начинаещи, но всъщност е доста прост. С този тип файл можете да прехвърляте данни, като правите пакетни промени в документа.
Просто казано, съавторството ви позволява да извършвате стандартни операции върху документ, но по-професионалните опции са достъпни само за един човек. Това е така, защото едни и същи макроси или пакетни промени в XML са малко по-трудни за връщане назад.
Деактивирането на споделянето и след това повторното му активиране е друг начин да ограничите това, което потребителите на Excel могат да правят. Можете сами да направите необходимите промени, като по този начин временно лишавате други хора от възможността да редактират нещо.
За да направите това, трябва да следвате тези стъпки.
- Отворете раздела „Преглед“, отидете на елемента „Корекции“ и изберете елемента „Открояване на ревизии“ от изскачащото меню.
- След това се появява прозорец, в който трябва да премахнете отметката от квадратчетата до елементите „Потребител“ и „В диапазона“.
- След това се появява регистър на промените, който е необходим за архивиране на данни.
След това можете да изключите споделянето. За да направите това, в същия раздел на лентата изберете елемента „Достъп до книгата“ и премахнете отметката от „Разрешаване на няколко потребители да променят файла“.
Това е всичко, сега споделянето е деактивирано.
Така че е доста лесно да настроите съавторство в Excel. Разбира се, има някои ограничения, които не ви позволяват да използвате документа в най-голяма степен. Но те се решават доста просто, достатъчно е да изключите споделянето за известно време и след това да го включите, когато са направени необходимите промени.