Изявление IF в Excel. Всичко за оператора – приложение, примери

Наборът от функции в програмата Excel, разбира се, е наистина огромен. По-специално е възможно да се програмира обработката на данни до определена степен. Отговорен за това, наред с други неща, функцията IF. Това прави възможно изпълнението на почти всяка задача. Ето защо този оператор се използва много по-често от други. Днес ще се опитаме да обясним какво прави и как може да се използва.

IF функция – определение и обхват

Използване на функцията IF потребителят може да инструктира програмата да провери дали определена клетка отговаря на даден критерий. Ако имаме условие, при което трябва само да изпълним задачата, тогава Excel първо проверява, след което извежда резултата от изчислението в клетката, в която е записана тази функция. Но това е само ако тази функция се използва заедно с друга функция. Самият оператор IF дава два резултата:

1. ВЯРНО. Това е, ако израз или клетка отговаря на определен критерий.
2. НЕВЯРНО. Този оператор се показва, ако няма съвпадение.

Синтаксисът на формулата е както следва (в универсална форма): =АКО(условие; [стойност, ако условието е изпълнено]; [стойност, ако условието не е изпълнено]). Функцията може да се комбинира с други. В този случай други оператори трябва да бъдат записани в съответните аргументи. Например, можете да го направите така, че да проверява дали числото е положително и ако е така, да намери средното аритметично. Разбира се, има една функция, която прави същото, но този пример демонстрира доста ясно как работи функцията. IF. Що се отнася до приложенията, в които може да се използва функцията IF, тогава има огромен брой от тях:

1. Климатология.
2. Продажби и бизнес.
3. Маркетинг.
4. Счетоводство.

И така нататък. Която и област да назовете, и ще има приложение за тази функция.

Как да използвате функцията IF в Excel – примери

Нека вземем друг пример за това как можем да използваме функцията IF в Excel. Да предположим, че имаме таблица, съдържаща имената на маратонките. Да кажем, че има голяма разпродажба на дамски обувки, която изисква 25 процента отстъпка за всички артикули. За да направите тази проверка, има специална колона, в която се посочва пола, за който е предназначена маратонката.

Съответно условието на тази задача ще бъде равнопоставеността на пола спрямо женския. Ако в резултат на проверката се установи, че този критерий е верен, тогава на мястото, където се показва тази формула, трябва да напишете размера на отстъпката - 25%. Ако е невярно, посочете стойността 0, тъй като в този случай отстъпката не се предоставя.

Разбира се, можете да попълните необходимите клетки ръчно. Но това може да отнеме много време. В допълнение, човешкият фактор, поради който могат да възникнат грешки и изкривявания на информацията, също не е отменен. Компютърът не прави грешки. Ето защо, ако количеството информация е твърде голямо, тогава е по-добре да използвате функцията IF.

За да постигнете целта, поставена на първия етап, е необходимо да изберете клетката, в която ще се покаже получената стойност, и да напишете следната формула: =АКО(B2=”женски”,25%,0). Нека декодираме тази функция:

1. IF е директно оператор.
2. B2 = "женственост" е критерият, който трябва да бъде изпълнен.
3. Това е последвано от стойността, която ще бъде показана, ако маратонките са създадени за жени и показаната стойност, ако се установи, че маратонките са мъжки, детски или други, които не отговарят на условието, посочено в първия аргумент.

Къде е най-доброто място да напишете тази формула? По принцип мястото може да бъде избрано произволно, но в нашия случай това са клетките под заглавието на колоната „Отстъпка“.

Важно е да не забравите да поставите знака = пред формулата. В противен случай Excel ще го прочете като обикновен текст.

След като формулата е въведена, трябва да натиснете клавиша enter, след което таблицата автоматично ще се попълни с правилната стойност. В таблицата по-долу виждаме, че първата проверка се е оказала правилна. Програмата автоматично определи пола на тези маратонки и им даде отстъпка от една четвърт от цената. Резултатът е постигнат.

Сега остава да попълните останалите редове. За да направите това, не е необходимо да копирате формулата във всяка клетка поотделно. Достатъчно е да намерите квадрата в долния десен ъгъл, да преместите курсора на мишката върху него, да се уверите, че се е превърнал в икона с кръст и да плъзнете маркера до най-долния ред на таблицата. Тогава Excel ще направи всичко вместо вас.

Използване на функцията IF с множество условия

Преди това беше разгледан най-простият случай на използване на функцията IF, в който има само един логически израз. Но какво ще стане, ако трябва да проверите клетка срещу няколко условия? Това може да стане и чрез вградената функционалност на Excel.

Един от частните случаи на проверка за няколко условия е да се провери за съответствие с първото и ако се окаже невярно, да се провери за второ, трето и т.н. Или, ако стойността е вярна, проверете друг критерий. Тук, както иска потребителят, логиката на действията ще бъде приблизително същата. Ако внимателно прочетете написаното по-горе, тогава може би вече сте се досетили как да го направите. Но нека добавим повече видимост.

За да направите това, нека направим задачата по-трудна. Сега трябва да определим отстъпка само за дамските маратонки, но в зависимост от спорта, за който са предназначени, размерът на отстъпката трябва да бъде различен. Формулата на пръв поглед ще бъде малко по-сложна, но като цяло ще попадне в същата логика като предишната: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).

След това извършваме същите действия като в предишния случай: натиснете Enter и попълнете всички следващи редове. Получаваме такъв резултат.

Как работи тази формула? Първата функция първо IF проверява дали обувките са мъжки. Ако не, тогава се изпълнява втората функция. IF, който първо проверява дали обувките са предназначени за бягане. Ако отговорът е да, тогава се предоставя 20% отстъпка. В противен случай отстъпката е 10%. Както можете да видите, други функции могат да се използват като аргументи на функцията и това дава допълнителни възможности.

Как да използвате функцията IF, за да изпълните 2 условия едновременно

Освен това, като използвате Excel, можете да проверите за съответствие с две условия наведнъж. За това се използва друга функция, която се нарича И. Този логически оператор съчетава две условия и не го прави само във функция IF. Може да се използва и в много други функции.

Да се ​​върнем на нашата маса. Сега отстъпката трябва да е по-голяма, но да важи само за дамските маратонки. Ако след проверка се окаже, че и двете условия са изпълнени, тогава в полето „Отстъпка“ ще бъде записана сумата на отстъпката от 30%. Ако се установи, че поне едно от условията не работи, тогава отстъпката не важи за такъв продукт. Формулата в този случай ще бъде: =АКО(И(B2=”жена”;C2=”работи”);30%;0).

Освен това всички извършени действия повтарят двата предишни примера. Първо натискаме клавиша enter и след това плъзгаме стойността до всички останали клетки в тази таблица.

Синтаксисът на функцията И, както виждаме, се състои от няколко аргумента. Първото е първото условие, второто е второто и т.н. Можете да използвате повече от два аргумента и да проверявате за няколко условия едновременно. Но на практика подобни ситуации се случват рядко. Повече от три условия едновременно – почти никога не се случва. Последователността от действия, извършвани от тази функция, е следната:

1. Първо, формулата проверява първото условие – дали обувките са дамски.
2. След това Excel анализира втория критерий – дали обувките са предназначени за бягане.
3. Ако в резултат на теста се окаже, че и двата критерия връщат стойност TRUE, след това резултатът от функцията IF се оказва вярно. Следователно се изпълнява действието, програмирано в съответния аргумент.
4. Ако се окаже, че поне една от проверките дава резултат ЛЪЖА, то и функция И ще върне този резултат. Следователно ще се покаже резултатът, записан в третия аргумент на функцията IF.

Както можете да видите, логиката на действията е много проста и лесна за разбиране на интуитивно ниво.

ИЛИ оператор в Excel

Операторът OR работи по подобен начин и има подобен синтаксис. Но видът на проверката е малко по-различен. Тази функция връща стойност TRUE ако поне една проверка върне резултат TRUE. Ако всички проверки дадат грешен резултат, тогава, съответно, функцията OR връща стойността ЛЪЖА.

Съответно, ако функцията OR  връща резултат TRUE за поне една от стойностите, тогава функцията IF ще запише стойността, посочена във втория аргумент. И само ако стойността не отговаря на всички критерии, се връща текстът или числото, посочени в третия аргумент на тази функция.

За да демонстрираме този принцип на практика, нека отново използваме пример. Проблемът сега е следният: отстъпката се дава или на мъжки обувки, или на тенис обувки. В този случай отстъпката ще бъде 35%. Ако обувките са дамски или предназначени за бягане, тогава няма да има отстъпка за такава позиция.

За да постигнете такава цел, трябва да напишете следната формула в клетката, която се намира директно под надписа „Отстъпка“: =АКО(ИЛИ(B2=”жена”; C2=”работи”);0;35%). След като натиснем клавиша enter и плъзнем тази формула към останалите клетки, получаваме следния резултат.

Как да дефинирате функция IF с помощта на Формула Builder

Разбира се, до известна степен писането на формула на ръка е дори по-удобно от използването на други инструменти. Но ако сте начинаещ, тогава ситуацията се променя драстично. За да не се объркате при въвеждането на аргументи, както и да посочите правилното име на всяка от функциите, има специален инструмент, наречен Съветник за въвеждане на функции или Builder на формули. Нека да разгледаме подробния механизъм на неговата работа. Да предположим, че ни беше дадена задача от ръководството да анализираме наличната гама от продукти и да дадем 25% отстъпка на всички дамски маратонки. Последователността на действията в този случай ще бъде следната:

1. Отваряме съветника за въвеждане на функция, като щракнете върху съответния бутон в раздела Формули (той е маркиран с червен правоъгълник на екранната снимка).
2. След това се отваря малък панел за създаване на формули, в който избираме функцията, от която се нуждаем. Може да се избира директно от списъка или да се търси чрез полето за търсене. Вече го имаме в списъка с 10 от тези, които са били използвани наскоро, затова кликваме върху него и кликваме върху бутона „Вмъкване на функция“.
3. След това пред очите ни ще се отвори прозорец за настройка на аргументите на функцията. В долната част на този панел можете също да видите какво прави избраната функция. Всеки от аргументите е подписан, така че не е нужно да помните последователността. Първо въвеждаме логически израз, който включва число или клетка, както и стойност, с която да проверим съответствието. След това се въвеждат стойности, ако е истина, и стойност, ако е невярно.
4. След като всички стъпки са изпълнени, щракнете върху бутона „Край“.

Сега получаваме резултата. С него извършваме същите действия като в предишния случай, а именно насочваме мишката към квадратчето в долния десен ъгъл и плъзгаме формулата до всички останали клетки. Така че функцията IF е наистина най-популярният и важен оператор сред всички съществуващи. Той проверява данните спрямо определени критерии и извършва подходящи действия, ако проверката върне резултат. TRUE or ЛЪЖА. Това ви позволява значително да опростите обработката на големи данни и да не извършвате огромен брой действия, делегирайки тази мръсна работа на компютъра.