Импортирайте съдържанието на CSV файл в Excel

CSV е популярно файлово разширение, което се използва главно за обмен на данни между различни компютърни програми. Най-често няма нужда да отваряте и редактирате такива документи. В някои случаи обаче потребителите могат да се сблъскат с такава задача. Excel ви позволява да направите това, но за разлика от стандартните файлове във формат XLS и XLSX, простото отваряне на документ чрез двойно щракване на мишката не винаги дава висококачествен резултат, което може да доведе до неправилно показване на информация. Нека да видим как можете да отваряте CSV файлове в Excel.

Отваряне на CSV файлове

Като начало, нека да разберем какви са документите в този формат.

CSV е съкращение, което означава „Стойности, разделени със запетая“ (в средства „стойности, разделени със запетаи“).

Както подсказва името, тези документи използват разделители:

• запетая – в английските версии;
• точка и запетая – във версиите на програмата.

Когато отваряте документ в Excel, основната задача (проблем) е да изберете метода на кодиране, използван при запазване на файла. Ако е избрано грешно кодиране, потребителят най-вероятно ще види много нечетливи знаци и полезността на информацията ще бъде сведена до минимум. Освен това използваният разделител е от ключово значение. Например, ако документ е записан в английската версия и след това се опитате да го отворите във версията, качеството на показаната информация най-вероятно ще пострада. Причината, както отбелязахме по-рано, е, че различните версии използват различни разделители. Нека да видим как да избегнем тези проблеми и как да отворим правилно CSV файлове.

Метод 1: Кликнете два пъти или чрез контекстното меню

Преди да преминем към по-сложни методи, нека разгледаме най-простия. Приложимо е само в случаите, когато файлът е създаден/записан и отворен в същата версия на програмата, което означава, че не би трябвало да има проблеми с кодирането и разделителите. Има два възможни варианта, ще ги опишем по-долу.

Excel е зададен като програма по подразбиране за отваряне на CSV файлове

Ако е така, можете да отворите документа като всеки друг файл – просто щракнете двукратно върху него.

Друга програма е назначена да отваря CSV файлове или изобщо не е зададена

Алгоритъмът на действие в такива ситуации е както следва (използвайки Windows 10 като пример):

1. Щракваме с десен бутон върху файла и в контекстното меню, което се отваря, спираме на командата „За отваряне с“.
2. В помощното меню системата може веднага да предложи програмата Excel. В този случай щракнете върху него, в резултат на което файлът ще се отвори (както при двойно щракване върху него). Ако програмата, от която се нуждаем, не е в списъка, щракнете върху елемента „Изберете друго приложение“.
3. Ще се появи прозорец, в който можем да изберем програма (за да разширите списъка с налични опции, трябва да натиснете бутона "Още приложения"), с който искате да отворите документа. Търсим това, от което се нуждаем и кликваме OK. За да направите Excel приложението по подразбиране за този тип файл, първо поставете отметка в съответното квадратче.
4. В някои случаи, когато Excel не може да бъде намерен в този прозорец, щракнете върху бутона „Намерете друго приложение на този компютър“ в края на списъка.
5. На екрана ще се появи прозорец, в който отиваме до местоположението на програмата на компютъра, маркирайте изпълнимия файл с разширението EXE и натиснете бутона „Отваряне“.

Независимо кой от описаните по-горе методи е избран, резултатът ще бъде отварянето на CSV файл. Както споменахме по-горе, съдържанието ще се показва правилно само ако кодирането и разделителите съвпадат.

В други случаи може да се появи нещо подобно:

Следователно описаният метод не винаги е подходящ и преминаваме към следващия.

Метод 2: Прилагане на съветника за текст

Нека използваме интегрирания в програмата инструмент – Майстор на текста:

1. След като отворите програмата и създадете нов лист, за да получите достъп до всички функции и инструменти на работната среда, преминете към раздела "Данни"където кликваме върху бутона „Получаване на външни данни“. Измежду изскачащите опции изберете „От текст“.
2. Ще се отвори прозорец, в който трябва да отидем до местоположението на файла, който искаме да импортираме. След като го маркирате, натиснете бутона „Импортиране“.
3. - Майстор на текста. Проверете дали опцията е избрана "с разделители" за параметър „Формат на данните“. Изборът на формат зависи от кодирането, което е използвано при записването му. Сред най-популярните формати са “Кирилица (DOS)” и "Unicode (UTF-8)". Можете да разберете, че е направен правилният избор, като се фокусирате върху визуализацията на съдържанието в долната част на прозореца. Подходящ в нашия случай "Unicode (UTF-8)". Останалите параметри най-често не изискват конфигурация, така че щракнете върху бутона „Дейли“.
4. Следващата стъпка е да дефинирате знака, който служи като разделител. Тъй като нашият документ е създаден / запазен във версията на програмата, ние избираме "точка и запетая". Тук, както в случая с избора на кодиране, имаме възможност да изпробваме различни опции, оценявайки резултата в областта за предварителен преглед (можете, наред с други неща, да посочите свой собствен символ, като изберете опцията "друг"). След като зададете необходимите настройки, натиснете отново бутона. „Дейли“.
5. В последния прозорец най-често не е необходимо да правите промени в стандартните настройки. Но ако искате да промените формата на колона, първо щракнете върху нея в долната част на прозореца (поле „Проба“), след което изберете подходящата опция. Натиснете, когато сте готови "Готов".
6. Ще се появи прозорец, в който избираме метода за импортиране на данни (на съществуващ или на нов лист) и щракваме OK.
   • в първия случай трябва да посочите адреса на клетката (или да оставите стойността по подразбиране), която ще бъде горният ляв елемент на импортираното съдържание. Можете да направите това ръчно, като въведете координатите с помощта на клавиатурата или просто щракнете върху желаната клетка на листа (курсорът трябва да е в съответното поле за въвеждане на информация).
   • когато изберете опцията за импортиране на нов лист, не е необходимо да посочвате координатите.
7. Всичко е готово, успяхме да импортираме данните от CSV файла. За разлика от първия метод, можем да забележим, че ширините на колоните са спазени, като се вземе предвид съдържанието на клетките.

Метод 3: чрез менюто "Файл".

И последният метод, който можете да използвате, е следният:

1. След стартиране на програмата изберете елемента „Отваряне“.Ако програмата вече е била отворена преди и се работи върху конкретен лист, отидете в менюто "Файл".Кликнете върху командата „Отваряне“ към списъка с команди.
2. Натисни бутона „Преглед“да отида до прозореца Диригент.
3. Изберете формат "Всички файлове", отидете на мястото, където се съхранява нашият документ, маркирайте го и щракнете върху бутона „Отваряне“.
4. На екрана ще се появи познатото за нас. Съветник за импортиране на текст. След това следваме стъпките, описани в Метод 2.

Заключение

По този начин, въпреки очевидната сложност, програмата Excel ви позволява напълно да отваряте и работите с файлове във формат CSV. Основното нещо е да вземете решение за начина на изпълнение. Ако при нормално отваряне на документ (двукратно щракване или чрез контекстното меню) съдържанието му съдържа неразбираеми знаци, можете да използвате съветника за текст, който ви позволява да изберете подходящото кодиране и разделителен знак, което пряко влияе върху коректността на показана информация.