Съдържание
- Как да изпратите таблици на Excel 2013 в мрежата
- Работа с работни книги в Excel Online
В една от статиите изучавахме техники за конвертиране на Excel листове в HTML. Днес изглежда, че всички преминават към облачно съхранение, така че защо сме по-лоши? Новите технологии за споделяне на данни на Excel през интернет са лесен начин с много функции и предимства, които можете да използвате.
С появата на Excel Online вече нямате нужда от тромав HTML код, за да публикувате електронни таблици в мрежата. Просто запазете своята работна книга онлайн и я достъпвайте буквално от всяко място, споделете я с други и работете заедно върху една и съща електронна таблица. Използвайки Excel Online, можете да вградите Excel лист в уебсайт или блог и да позволите на посетителите да взаимодействат с него, за да получат точно информацията, която искат да намерят.
По-късно в тази статия ще разгледаме тези и много други функции, които Excel Online предоставя.
Как да изпратите таблици на Excel 2013 в мрежата
Ако тепърва започвате с облачните услуги като цяло и в частност с Excel Online, тогава лесно начало би било да споделите съществуваща работна книга с помощта на познатия интерфейс на Excel 2013 на вашия компютър.
Всички Excel Online листове се съхраняват в уеб услугата OneDrive (преди SkyDrive). Както вероятно знаете, това онлайн хранилище съществува от известно време и сега е интегрирано в Microsoft Excel като интерфейсна команда с едно щракване. Освен това гостите, т.е. другите потребители, с които споделяте електронните си таблици, вече не се нуждаят от собствен акаунт в Microsoft, за да преглеждат и редактират Excel файловете, които споделяте с тях.
Ако все още нямате акаунт в OneDrive, можете да го създадете точно сега. Тази услуга е проста, безплатна и определено си заслужава вниманието, тъй като повечето приложения от пакета Microsoft Office 2013 (не само Excel) поддържат OneDrive. След като се регистрирате, изпълнете следните стъпки:
1. Влезте във вашия акаунт в Microsoft
Уверете се, че сте влезли в акаунта си в Microsoft от Excel 2013. Отворете работната си книга на Excel и погледнете в горния десен ъгъл. Ако видите вашето име и снимка там, продължете към следващата стъпка, в противен случай щракнете Влез (Вход).
Excel ще покаже прозорец с молба да потвърдите, че наистина искате да позволите на Office да се свърже с интернет. Кликнете Да (Да) и след това въведете информацията за вашия акаунт в Windows Live.
2. Запазете вашия Excel лист в облака
Уверете се, за ваше собствено спокойствие, че желаната работна книга е отворена, тоест точно тази, която искате да споделите в интернет. Искам да споделя една книга Списък с празнични подаръцитака че членовете на семейството ми и приятелите ми да могат да го гледат и да помогнат 🙂
С отворена работна книга отидете на раздела филе (Файл) и щракнете Сподели (Споделяне) от лявата страна на прозореца. Опцията по подразбиране ще бъде Поканете хора (Поканете други хора), след което трябва да щракнете Запазване в облак (Запазване в облак) от дясната страна на прозореца.
След това изберете място за запазване на Excel файла. OneDrive е посочен първи вляво и е избран по подразбиране. Просто трябва да посочите папката, в която да запазите файла в дясната част на прозореца.
Забележка: Ако не виждате елемента от менюто на OneDrive, значи нямате акаунт в OneDrive или не сте влезли в акаунта си.
Вече създадох специална папка Подарък за планиранеи се показва в списъка с последните папки. Можете да изберете всяка друга папка, като щракнете върху бутона КАТЕГОРИИ (Общ преглед) по-долу Последни папки (Последни папки) или създайте нова папка, като щракнете с десния бутон и изберете от контекстното меню НОВ (Създаване) > Папка (папка). Когато желаната папка е избрана, щракнете Save (Запазване).
3. Споделяне на лист в Excel, записан в мрежата
Вашата работна книга на Excel вече е онлайн и можете да я видите във вашия OneDrive. Ако трябва да споделите листове на Excel, записани в Интернет, тогава трябва само да направите една стъпка – изберете един от методите, предлагани от Excel 2013 за споделяне:
- Поканете хора (Поканете други хора). Тази опция е избрана по подразбиране. Просто въведете имейл адреса на контакта(ите), с който искате да споделите листа в Excel. Когато започнете да го въвеждате, функцията за автоматично довършване на Excel ще сравни въведените от вас данни с имената и адресите във вашата адресна книга и ще ви покаже списък с опции за съвпадение, от които да избирате. Ако искате да добавите няколко контакта, въведете ги разделени с точка и запетая. Освен това можете да използвате търсенето на контакти в адресната книга, за да направите това, щракнете върху иконата Търсене в адресната книга (Търсете в адресната книга). Можете да зададете права за достъп за преглед или редактиране, като изберете подходящата опция от падащия списък вдясно. Ако посочите няколко контакта, тогава разрешенията ще бъдат зададени еднакви за всички, но по-късно можете да промените разрешенията за всеки човек поотделно. Можете да добавите и лично съобщение към поканата. Ако не въведете нищо, Excel ще добави общата подкана вместо вас.
И накрая, трябва да изберете дали потребителят трябва да е влязъл в своя акаунт в Windows Live, за да има достъп до вашия онлайн Excel лист. Не виждам особена причина да ги принуждавате да правят това, но зависи от вас.
Когато всичко е готово, натиснете бутона Сподели (Общ достъп). Всеки поканен ще получи имейл, съдържащ връзка към файла, който сте споделили. За да отвори вашия Excel лист онлайн, потребителят трябва само да щракне върху връзката
След натискане на Сподели (Споделяне), Excel ще покаже списък с контакти, с които сте споделили файла. Ако искате да премахнете контакт от списъка или да промените разрешенията, щракнете с десния бутон върху името на този контакт и изберете подходящата опция от контекстното меню.
- Вземете връзка за споделяне (Вземете връзката). Ако искате да дадете достъп до онлайн Excel лист на голям брой хора, тогава по-бърз начин е да им изпратите връзка към файла, например чрез пощенски списък на Outlook. Избери опция Вземете връзка за споделяне (Вземете връзка) от лявата страна на прозореца, две връзки ще се появят от дясната страна на прозореца: Преглед на връзката (Връзка за преглед) и Редактиране на връзката (Връзка за редакция). Можете да изпратите едното или и двете.
- Публикувайте в социалните мрежи (Публикувайте в социалните медии). Името на тази опция говори само за себе си и едва ли изисква допълнителни обяснения, с изключение на една забележка. Ако изберете този метод, няма да намерите списък с наличните социални мрежи в дясната част на прозореца. Кликнете върху връзката Щракнете тук, за да свържете социалните мрежи (Добавете социални мрежи), за да добавите вашите акаунти към Facebook, Twitter, Google, LinkedIn и др.
- Имейл (Изпратен по имейл). Ако искате да изпратите работната книга на Excel като прикачен файл (като обикновен Excel, PDF или XPS файл) или чрез интернет факс, изберете този метод от лявата страна на прозореца и подходящата опция от дясната страна.
Съвет: Ако искате да ограничите областта на работна книга на Excel, която е видима за други потребители, отворете раздела филе (Файл). Информация (Подробности) и натиснете Опции за преглед на браузъра (Опции за преглед на браузъра). Тук можете да конфигурирате кои листове и кои именувани елементи могат да се показват в мрежата.
Това е всичко! Вашата работна книга на Excel 2013 вече е онлайн и достъпна за избрани потребители. И дори ако не обичате да си сътрудничите с никого, този метод ще ви позволи достъп до Excel файлове отвсякъде, независимо дали сте в офиса, работите у дома или пътувате някъде.
Работа с работни книги в Excel Online
Ако сте уверен обитател на облачната вселена, тогава можете лесно да овладеете Excel Online по време на обедната си почивка.
Как да създадете работна книга в Excel Online
За да създадете нова книга, щракнете върху малката стрелка до бутона Създаване на (Създаване) и изберете от падащия списък Работна книга на Excel (Книга на Excel).
За да преименувате вашата онлайн книга, щракнете върху името по подразбиране и въведете ново.
За да качите съществуваща работна книга в Excel Online, щракнете Качи (Качване) в лентата с инструменти на OneDrive и изберете желания файл, записан на вашия компютър.
Как да редактирате работни книги в Excel Online
След като отворите работна книга в Excel Online, можете да работите с нея с помощта на Excel Web App (точно както с Excel, инсталиран на персонален компютър), т.е. да въвеждате данни, сортирате и филтрирате, изчислявате с помощта на формули и визуализирате данни с помощта на диаграми.
Има само една съществена разлика между уеб версията и локалната версия на Excel. Excel Online няма бутон Save (Запазване), защото записва работната книга автоматично. Ако промените решението си, щракнете Ctrl + Zза отмяна на действието и Ctrl + Yза да повторите отмененото действие. За същата цел можете да използвате бутоните премахвам (Отказ) / Ремонтирам раздел (Връщане). Начало (Начало) в секцията премахвам (Отказ).
Ако се опитвате да редактирате някои данни, но нищо не се случва, най-вероятно книгата е отворена в режим само за четене. За да активирате режима на редактиране, щракнете Редактиране на работна книга (Редактиране на книга) > Редактирайте в Excel Web App (Редактирайте в Excel Online) и правете бързи промени направо във вашия уеб браузър. За достъп до по-усъвършенствани функции за анализ на данни, като обобщени таблици, искри или за връзка към външен източник на данни, щракнете върху Редактиране в Excel (Отворете в Excel), за да превключите към Microsoft Excel на вашия компютър.
Когато запишете лист в Excel, той ще бъде записан там, където първоначално сте го създали, тоест в облачното хранилище на OneDrive.
Съвет: Ако искате да направите бързи промени в няколко книги, тогава най-добрият начин е да отворите списъка с файлове във вашия OneDrive, да намерите книгата, от която се нуждаете, да щракнете с десния бутон върху нея и да изберете желаното действие от контекстното меню.
За да споделите своя работен лист в Excel Online, щракнете Сподели (Споделено) > Споделете с хора (Дял) …
… и след това изберете една от опциите:
- Поканете хора (Изпратете връзка за достъп) – и въведете имейл адреса на хората, с които искате да споделите книгата.
- Получете връзка (Вземете връзка) – и прикачете тази връзка към имейл, публикувайте я на уебсайт или в социалните мрежи.
Можете също така да зададете права за достъп за контакти: право само за преглед или даване на разрешение за редактиране на документа.
Когато няколко души редактират работен лист едновременно, Excel Online незабавно показва тяхното присъствие и направените актуализации, при условие че всеки редактира документа в Excel Online, а не в локалния Excel на компютъра. Ако щракнете върху малката стрелка до името на лицето в горния десен ъгъл на листа на Excel, можете да видите точно коя клетка редактира този човек в момента.
Ако споделяте онлайн работни листове с вашия екип, може да искате да им дадете разрешение да редактират само определени клетки, редове или колони във вашия документ на Excel. За да направите това, в Excel на локалния компютър трябва да изберете диапазона(ите), които разрешавате за редактиране, и след това да защитите работния лист.
- Изберете диапазон от клетки, които вашите потребители могат да редактират, отворете раздела Оценки на посетители (Рецензия) и в раздела Промени (Промени) щракнете Позволете на потребителите да редактират диапазони (Разрешаване на промяна на диапазони).
- В диалоговия прозорец Позволете на потребителите да редактират диапазони (Разрешаване на промяна на диапазони) щракнете върху бутона НОВ (Създаване), уверете се, че диапазонът е правилен и щракнете Защита на листа (Защитен лист). Ако искате да позволите на вашите потребители да редактират множество диапазони, щракнете върху бутона отново. НОВ (Създаване).
- Въведете паролата си два пъти и качете защитения лист в OneDrive.
За повече информация относно това, моля, прочетете статията Заключване и отключване на специфични области на защитен лист.
Как да вградите Excel лист в уебсайт или блог
Ако искате да публикувате вашата работна книга на Excel в уебсайт или блог, следвайте тези 3 лесни стъпки в Excel Web App:
- Отворете работна книга в Excel Online, щракнете Сподели (Споделено) > Закачете (вграждане), след което щракнете върху бутона Генериране (Създаване).
- В следващата стъпка определяте как точно трябва да изглежда листът в мрежата. Следните опции са достъпни за вас:
- Какво да покажа (Какво трябва да се покаже). В този раздел можете да посочите дали искате да вградите цялата работна книга или само част от нея, като диапазон от клетки, обобщена таблица и т.н.
- Външен вид (Външен вид). Тук можете да персонализирате външния вид на книгата (показване или скриване на линии на мрежата, заглавия на колони и редове, включване на връзка за изтегляне).
- Взаимодействие (Взаимодействие). Разрешавайте или не позволявайте на потребителите да взаимодействат с вашата таблица – сортирайте, филтрирайте и въвеждайте данни в клетки. Ако разрешите въвеждане на данни, промените, направени от други хора в клетки в Интернет, няма да бъдат запазени в оригиналната работна книга. Ако искате конкретна клетка да се отваря при отваряне на уеб страница, поставете отметка в квадратчето Винаги започвайте с тази избрана клетка (Винаги започвайте от тази клетка) и щракнете върху желаната клетка в областта Предварителен преглед (Преглед), който се намира от дясната страна на диалоговия прозорец.
- Размери (Размери). Въведете тук ширината и височината на прозореца на таблицата в пиксели. За да видите действителните размери на прозореца, щракнете Вижте действителен размер (действителен размер на изгледа) над прозореца Предварителен преглед (Преглед). Не забравяйте, че можете да зададете размера да бъде най-малко 200 x 100 пиксела и най-много 640 x 655 пиксела. Ако трябва да получите различен размер, който надхвърля тези ограничения, по-късно можете да промените кода във всеки HTML редактор, директно на вашия сайт или блог.
- Всичко, което трябва да направите, е да щракнете Копирайте (Копиране) под раздела Вграждане на код (код за вграждане) и поставете HTML (или JavaScript) кода във вашия блог или уебсайт.
Забележка: Кодът за вграждане е iframe, така че се уверете, че вашият сайт поддържа този маркер и вашият блог позволява използването му в публикации.
Вградено уеб приложение на Excel
Това, което виждате по-долу, е интерактивен лист в Excel, който демонстрира описаната техника в действие. Тази таблица изчислява колко дни остават до следващия ви рожден ден, годишнина или друго събитие и оцветява празнините в различни нюанси на зелено, жълто и червено. В Excel Web App просто трябва да въведете вашите събития в първата колона, след което да опитате да промените съответните дати и да видите резултатите.
Ако сте любопитни относно формулата, използвана тук, моля, вижте статията Как да зададете условно форматиране на дата в Excel.
Бележка на преводача: В някои браузъри този iframe може да не се показва правилно или изобщо да не се показва.
Комбинации в Excel Web App
Ако искате да създадете по-тясно взаимодействие между вашите уеб таблици в Excel и други уеб приложения или услуги, можете да използвате API на JavaScript, наличен в OneDrive, за да създадете интерактивни комбинации от вашите данни.
По-долу можете да видите комбинацията Destination Explorer, създадена от екипа на Excel Web App като пример за това, което разработчиците могат да създадат за вашия уебсайт или блог. Тази комбинация използва API на JavaScript на Excel Services и Bing Maps, за да помогне на посетителите на сайта да изберат маршрут за пътуване. Можете да изберете местоположение на картата и mashup ще ви покаже времето на това място или броя на туристите, посещаващи тези места. Екранната снимка по-долу показва нашето местоположение 🙂
Както можете да видите, работата в Excel Online е изключително проста. Сега, след като разгледахме основите, можете да продължите да изследвате функциите му и да работите с вашите листове с лекота и увереност!