Автоматична корекция в Excel. Как да активирате, деактивирате и конфигурирате

Докато използват електронна таблица, много потребители, работещи с огромни количества информация, правят различни грешки в изчисленията или допускат печатни грешки. Освен това някои хора не знаят как правилно да добавят специални знаци и вместо това използват други знаци, които не са свързани с работата. Програмата има специална функция, наречена „AutoCorrect“, която ви позволява автоматично да коригирате неправилно въведени данни.

Какво е „автоматична корекция“

Процесорът за електронни таблици на Excel съхранява в собствената си памет голямо разнообразие от грешки, направени от потребителите при работа с таблична информация. Ако потребителят направи някаква грешка, програмата автоматично ще я коригира до правилните стойности. Всичко това се постига благодарение на инструмента AutoCorrect. Функцията за автоматична замяна коригира следните видове грешки:

• грешки, направени поради включен Caps Lock;
• започнете да въвеждате ново изречение с малка буква;
• две главни букви подред в една дума;
• други често срещани грешки и правописни грешки, направени от потребителите.

Местоположение на разположенията

Имайте предвид, че автоматичната замяна и инструментът за намиране и замяна са две напълно различни опции. В първия инструмент електронната таблица самостоятелно анализира въведения текст и изпълнява замяната, а във втория всички манипулации се извършват от потребителя, работещ в електронната таблица.

Целият списък със заменените фрази се намира в настройките на Excel. За да видите тази таблица със стойности, изпълнете следните прости стъпки:

1. Щракваме върху големия бутон, разположен в горната лява част на интерфейса, след което щракнете върху елемента „Настройки“.

2. В прозореца, който се показва, щракнете върху реда „Правопис“ и преминете към менюто с настройки за автоматична подмяна.

3. В новия прозорец, който се появява на екрана, можете да видите параметрите на функцията. Има и таблица с примери за заместване на знаци или думи.

Имайте предвид, че местоположението на тази функция е идентично във всички версии, само в някои случаи достъпът до параметрите започва с щракване върху елемента „Файл“.

Търсене на съдържание

Нека да разгледаме по-отблизо как да търсите съдържание в документ. Разходка:

1. Отидете в секцията „Редактиране“ и след това щракнете върху бутона „Намери“. Можете да стигнете до този прозорец, като натиснете клавишната комбинация "Ctrl + F".

2. В реда „Намиране“ трябва да въведете стойността, която искате да намерите в документа. След като въведете данните, щракнете върху „Намери напред“. В прозореца има различни допълнителни филтри за търсене, разположени в секцията „Опции“.

Трябва да се разбере, че ако щракнете върху бутона „Намери следващ“, програмата ще покаже най-близката въведена фраза и ще я покаже в документа. Използването на функцията „Намиране на всички“ ви позволява да покажете всички стойности за търсене, които са в документа.

Замяна на проба

Често се случва потребителят да трябва не само да намери фраза в документа, но и да я замени с други данни. Ръководство стъпка по стъпка за изпълнение на тази функция:

1. Отидете до полето за търсене, както е описано по-горе.

2. Сега преминаваме към секцията, наречена „Замяна“.
3. Има нов ред „Замени с“. В реда „Намиране“ въвеждаме фразата за търсене, а в реда „Замяна с“ въвеждаме стойността, с която искаме да заменим намерения фрагмент. Преминавайки към секцията „Опции“, можете да приложите различни филтри за търсене, за да ускорите работата с информация.

Активирайте и деактивирайте автоматичната корекция

По подразбиране функцията за автоматично заместване в електронната таблица е активирана. Има случаи, когато трябва да се изключи, така че при въвеждане на информация програмата да не възприема някои знаци като грешни. Ръководство стъпка по стъпка за деактивиране на автоматичната подмяна:

1. Отидете в секцията „Файл“.

2. В левия списък с елементи изберете „Настройки“.

3. В прозореца с опции, който се показва, изберете секцията „Правопис“. След това щракнете върху Опции за автокоригиране.

4. Появява се нов прозорец с настройки на параметрите. Тук трябва да премахнете отметката от квадратчето до надписа „Замяна, докато пишете“ и след това да щракнете върху „OK“.

5. Електронната таблица ще отведе потребителя до предишния прозорец, в който трябва да щракнете отново върху „OK“.

Внимание! За да активирате отново функцията, трябва да върнете отметката до надписа „Замяна, докато пишете“ и да щракнете върху „OK“.

Автоматична корекция на дата и възможни проблеми

Има моменти, когато потребителят въвежда числова информация с точки и процесорът за електронни таблици независимо я променя на дата. За да запазите оригиналната информация в клетката без никакви промени, трябва да изпълните следните прости стъпки:

1. Правим селекция от диапазон от клетки, в които планираме да въведем цифрова информация с точки. Отидете в секцията „Начало“ и след това преминете към раздела „Номер“. Кликнете върху текущата вариация на формата на клетката.

2. Разкрит е малък списък с различни формати. Щракнете върху „Текст“.

3. След манипулациите можете да въведете данни в клетките с помощта на точки.

Важно е да се разбере, че числовата информация в клетки с текстов формат няма да бъде обработена от програмата като числа.

Автоматична корекция с математически символи

Сега нека да разгледаме как се извършва процесът на автоматично заместване с математически символи. Първо трябва да отидете в прозореца „Автокорекция“, а след това в секцията „Автокорекция с математически символи“. Тази функция е удобна и полезна, тъй като много математически символи не са на клавиатурата. Например, за да покажете изображение на ъгъл в клетка, просто трябва да въведете командата за ъгъл.

Съществуващият математически списък може да бъде допълнен със собствени стойности. За да направите това, въведете вашата команда в първото поле и знака, който ще се показва при писане на тази команда във второто поле. Накрая щракнете върху бутона „Добавяне“ и след това върху „OK“.

Редактиране на речника за автокоригиране

Основната задача на автоматичната замяна е да коригира печатни грешки и грешки във въведената от потребителя информация. В процесора за електронни таблици е интегриран специален речник, който съдържа списъци с думи и символи за автоматична замяна. Можете да добавите свои собствени уникални стойности към този речник, което значително ще опрости работата с процесора за електронни таблици. Разходка:

1. Преминаваме към прозореца с параметрите на автоматичната подмяна, като използваме описаната по-горе техника.
2. В реда „Замяна“ трябва да въведете знак или дума, която в бъдеще процесорът за електронни таблици ще приеме като грешка. В реда „Включено“ трябва да въведете стойността, която ще се използва като заместител на направената грешка. След като въведете цялата необходима информация, щракнете върху „Добавяне“.

3. По същия начин можете да добавите свои собствени стойности от речника, така че по-късно да не губите време да ги коригирате.

За да премахнете ненужните стойности от списъка с автоматични замествания, просто трябва да изберете ненужна комбинация и след това да щракнете върху „Изтриване“. Като изберете стойност, можете не само да я изтриете, но и да я редактирате.

Задаване на основните опции за автоматично коригиране

Основните характеристики включват всички параметри, намиращи се в секцията „Автокорекция“. По подразбиране електронната таблица включва типовете корекции, показани на изображението:

За да изключите който и да е параметър, просто трябва да премахнете отметката от квадратчето до него и след това, за да запазите въведените промени, щракнете върху „OK“.

Работа с изключения

Електронната таблица има специален речник за изключения, който ви позволява да се уверите, че автоматичната замяна не се прилага към стойностите, включени в този речник. Стъпка по стъпка ръководство за работа с речника:

1. В полето „Автоматична корекция“ щракнете върху „Изключения“.

2. Тук има два раздела. Първият раздел е „Първото писмо“. Този раздел описва всички стойности, след които „точката“ не се възприема от програмата като край на изречението. С други думи, след въвеждане на точка, следващата дума ще започва с малка буква. За да добавите свои собствени стойности, трябва да въведете нова дума в горния ред и след това да щракнете върху „Добавяне“. Ако изберете някой индикатор от списъка, можете или да го коригирате, или да го изтриете.

3. Вторият раздел е „Две столици“. Тук, както и в предишния раздел, можете да добавяте свои собствени стойности, както и да ги редактирате и изтривате.

Разлика във версията на Excel

Всички ръководства по-горе са за използване с процесори за електронни таблици 2007, 2010, 2013 и 2019. В редактора 2003 процедурата за настройка на автоматична замяна се извършва по различен начин и ключовите елементи се намират на напълно различни места. Разходка:

1. Кликнете върху секцията „Услуга“.
2. Кликнете върху елемента „Настройки“.

3. Преминава към раздела Правопис.

4. Има три опции за настройка на автоматична подмяна.

5. За да направите промени в автоматичната замяна, щракнете върху елемента „Опции за автоматично коригиране“.

6. Появява се познат прозорец. Няма настройка на математически символи, тъй като абсолютно всички параметри са разположени на едно място. Извършваме всички необходими трансформации и натискаме бутона „OK“.

Видео инструкция

Ако всички горни инструкции не са достатъчни, можете да гледате следния видеоклип:

Той разказва за всички допълнителни нюанси на ръководството. След като гледате видеоклипа, ще научите много допълнителна информация, която ще ви позволи да разрешите всички проблеми при работа с автоматична замяна в електронна таблица.

Заключение

Функцията за автоматична подмяна ви позволява значително да ускорите процеса на работа с таблична информация. Инструментът е най-ефективен при работа с огромно количество информация. Много е важно да можете правилно да използвате и конфигурирате тази полезна функция.