Excel за анализатор. 4 техники за анализ на данни в Excel

Excel е един от най-добрите софтуери за анализ на данни. И почти всеки човек на един или друг етап от живота трябваше да се занимава с числа и текстови данни и да ги обработва в кратки срокове. Ако все още трябва да направите това, тогава ще опишем техники, които ще ви помогнат значително да подобрите живота си. И за да го направим по-нагледно, ще покажем как да ги реализираме с помощта на анимации.

Анализ на данни чрез обобщени таблици на Excel

Пивотните таблици са един от най-лесните начини за автоматизиране на обработката на информация. Тя ви позволява да натрупате огромен масив от данни, които са абсолютно неструктурирани. Ако го използвате, можете почти завинаги да забравите какво е филтър и ръчно сортиране. И за да ги създадете, просто натиснете само няколко бутона и въведете няколко прости параметъра, в зависимост от начина на представяне на резултатите, от който се нуждаете конкретно в конкретна ситуация.

Има много начини за автоматизиране на анализа на данни в Excel. Това са както вградени инструменти, така и добавки, които могат да бъдат изтеглени от интернет. Има и добавка „Analysis Toolkit“, която е разработена от Microsoft. Той има всички необходими функции, за да можете да получите всички резултати, от които се нуждаете, в един Excel файл.

Пакетът за анализ на данни, разработен от Microsoft, може да се използва само на един работен лист за една единица време. Ако ще обработва информация, разположена на няколко, тогава получената информация ще се показва изключително на един. В други диапазоните ще се показват без никакви стойности, в които има само формати. За да анализирате информация на няколко листа, трябва да използвате този инструмент поотделно. Това е много голям модул, който поддържа огромен брой функции, по-специално ви позволява да извършвате следните видове обработка:

1. Дисперсионен анализ.
2. Корелационен анализ.
3. Ковариация.
4. Изчисление на подвижна средна. Много популярен метод в статистиката и търговията.
5. Вземете произволни числа.
6. Извършване на операции за избор.

Тази добавка не е активирана по подразбиране, но е включена в стандартния пакет. За да го използвате, трябва да го активирате. За да направите това, направете следните стъпки:

1. Отидете в менюто „Файл“ и там намерете бутона „Опции“. След това отидете на „Добавки“. Ако сте инсталирали версията на Excel 2007, тогава трябва да кликнете върху бутона „Опции на Excel“, който се намира в менюто на Office.
2. След това се появява изскачащо меню, озаглавено „Управление“. Там намираме елемента „Добавки на Excel“, щракнете върху него и след това – върху бутона „Отиди“. Ако използвате компютър на Apple, просто отворете раздела „Инструменти“ в менюто и след това намерете елемента „Добавки за Excel“ в падащия списък.
3. В диалоговия прозорец, който се появи след това, трябва да поставите отметка в квадратчето до елемента „Пакет за анализ“ и след това да потвърдите действията си, като щракнете върху бутона „OK“.

В някои ситуации може да се окаже, че тази добавка не може да бъде намерена. В този случай той няма да бъде в списъка с добавки. За да направите това, щракнете върху бутона „Преглед“. Може също да получите информация, че пакетът напълно липсва от този компютър. В този случай трябва да го инсталирате. За да направите това, щракнете върху бутона „Да“.

Преди да можете да активирате пакета за анализ, първо трябва да активирате VBA. За да направите това, трябва да го изтеглите по същия начин като самата добавка.

Как се работи с осеви таблици

Първоначалната информация може да бъде всякаква. Това може да бъде информация за продажби, доставка, пратки на продукти и т.н. Независимо от това, последователността от стъпки винаги ще бъде същата:

1. Отворете файла, съдържащ таблицата.
2. Изберете диапазона от клетки, които ще анализираме с помощта на обобщената таблица.
3. Отворете раздела „Вмъкване“ и там трябва да намерите групата „Таблици“, където има бутон „Обърна таблица“. Ако използвате компютър под операционна система Mac OS, тогава трябва да отворите раздела „Данни“ и този бутон ще се намира в раздела „Анализ“.
4. Това ще отвори диалогов прозорец, озаглавен „Създаване на обобщена таблица“.
5. След това настройте показването на данни да съответства на избрания диапазон.

Отворихме таблица, информацията в която не е структурирана по никакъв начин. За да направите това, можете да използвате настройките за полетата на обобщената таблица от дясната страна на екрана. Например, нека изпратим „Количество поръчки“ в полето „Стойности“, а информация за продавачите и датата на продажба – в редовете на таблицата. Въз основа на данните, съдържащи се в тази таблица, сумите бяха определени автоматично. Ако е необходимо, можете да отворите информация за всяка година, тримесечие или месец. Това ще ви позволи да получите подробната информация, от която се нуждаете в даден момент.

Наборът от налични параметри ще се различава от това колко колони има. Например, общият брой на колоните е 5. И ние просто трябва да ги поставим и изберете по правилния начин и да покажем сумата. В този случай ние извършваме действията, показани в тази анимация.

Можете да укажете обобщената таблица, като посочите например държава. За да направите това, включваме елемента „Държава“.

Можете също така да видите информация за продавачите. За целта заместваме колоната „Държава“ с „Продавач“. Резултатът ще бъде следният.

Анализ на данни с 3D карти

Този метод за географска визуализация позволява да се търсят модели, свързани с региони, както и да се анализира този тип информация.

Предимството на този метод е, че не е необходимо отделно регистриране на координатите. Просто трябва да напишете правилно географското местоположение в таблицата.

Как да работите с 3D карти в Excel

Последователността от действия, които трябва да следвате, за да работите с 3D карти, е следната:

1. Отворете файл, който съдържа интересуващия ви диапазон от данни. Например таблица, в която има колона „Държава“ или „Град“.
2. Информацията, която ще се показва на картата, трябва първо да бъде форматирана като таблица. За да направите това, трябва да намерите съответния елемент в раздела „Начало“.
3. Изберете клетките за анализ.
4. След това отидете в раздела „Вмъкване“ и там намираме бутона „3D карта“.

След това се показва нашата карта, където градовете в таблицата са представени като точки. Но ние всъщност не се нуждаем само от наличието на информация за населените места на картата. За нас е много по-важно да видим информацията, която е обвързана с тях. Например тези суми, които могат да бъдат показани като височина на колоната. След като извършим действията, посочени в тази анимация, когато задържите курсора на мишката над съответната колона, ще се покажат свързаните с нея данни.

Можете също така да използвате кръгова диаграма, която в някои случаи е много по-информативна. Размерът на кръга зависи от това каква е общата сума.

Прогнозен лист в Excel

Често бизнес процесите зависят от сезонните характеристики. И такива фактори трябва да се вземат предвид на етапа на планиране. За това има специален инструмент Excel, който ще ви хареса с високата си точност. Той е значително по-функционален от всички описани по-горе методи, колкото и отлични да са те. По същия начин обхватът на използването му е много широк – търговски, финансови, маркетингови и дори държавни структури.

Важно: за да изчислите прогнозата, трябва да получите информация за предишния път. Качеството на прогнозата зависи от това колко дългосрочни са данните. Препоръчително е да имате данни, които са разбити на редовни интервали (например тримесечни или месечни).

Как се работи с прогнозния лист

За да работите с прогнозен лист, трябва да направите следното:

1. Отворете файла, който съдържа голямо количество информация за индикаторите, които трябва да анализираме. Например през изминалата година (въпреки че колкото повече, толкова по-добре).
2. Маркирайте два реда информация.
3. Отидете в менюто „Данни“ и там щракнете върху бутона „Прогнозна таблица“.
4. След това ще се отвори диалогов прозорец, в който можете да изберете вида на визуалното представяне на прогнозата: графика или хистограма. Изберете този, който отговаря на вашата ситуация.
5. Задайте датата, на която прогнозата трябва да приключи.

В примера по-долу предоставяме информация за три години – 2011-2013. В този случай се препоръчва да се посочват интервали от време, а не конкретни числа. Тоест, по-добре е да се пише март 2013 г., а не конкретно число като 7 март 2013 г. За да се получи прогноза за 2014 г. на базата на тези данни, е необходимо да се получат данни, подредени в редове с датата и показателите, които бяха в този момент. Маркирайте тези редове.

След това отидете в раздела „Данни“ и потърсете групата „Прогноза“. След това отидете в менюто „Лист с прогнози“. След това ще се появи прозорец, в който отново избираме метода за представяне на прогнозата и след това задаваме датата, до която прогнозата трябва да бъде завършена. След това щракнете върху „Създаване“, след което получаваме три опции за прогноза (показани с оранжева линия).

Бърз анализ в Excel

Предишният метод е наистина добър, защото ви позволява да правите реални прогнози въз основа на статистически показатели. Но този метод ви позволява действително да провеждате пълноценно бизнес разузнаване. Много е страхотно, че тази функция е създадена възможно най-ергономично, тъй като за да постигнете желания резултат, трябва да извършите буквално няколко действия. Без ръчни изчисления, без записване на формули. Просто изберете обхвата за анализ и задайте крайната цел.

Възможно е да се създават различни диаграми и микрографии направо в клетката.

Как да работи

И така, за да работим, трябва да отворим файл, който съдържа набора от данни, който трябва да бъде анализиран, и да изберем подходящия диапазон. След като го изберем, автоматично ще имаме бутон, който позволява съставянето на резюме или извършването на набор от други действия. Нарича се бърз анализ. Можем също така да дефинираме сумите, които ще се въвеждат автоматично в долната част. Можете да видите по-ясно как работи в тази анимация.

Функцията за бърз анализ също ви позволява да форматирате получените данни по различни начини. И можете да определите кои стойности са повече или по-малко директно в клетките на хистограмата, която се появява, след като конфигурираме този инструмент.

Също така, потребителят може да постави различни маркери, които показват по-големи и по-малки стойности спрямо тези в извадката. Така най-големите стойности ще бъдат показани в зелено, а най-малките в червено.

Наистина искам да вярвам, че тези техники ще ви позволят значително да увеличите ефективността на работата си с електронни таблици и да постигнете всичко, което искате, възможно най-бързо. Както можете да видите, тази програма за електронни таблици предоставя много широки възможности дори в стандартната функционалност. И какво можем да кажем за добавките, които са многобройни в Интернет. Важно е само да се отбележи, че всички добавки трябва да бъдат внимателно проверени за вируси, тъй като модулите, написани от други хора, могат да съдържат зловреден код. Ако добавките са разработени от Microsoft, те могат безопасно да се използват.

Analysis Pack от Microsoft е много функционална добавка, която прави потребителя истински професионалист. Тя ви позволява да извършвате почти всякаква обработка на количествени данни, но е доста сложна за начинаещ потребител. Официалният помощен сайт на Microsoft има подробни инструкции как да използвате различни видове анализи с този пакет.