Съдържание
Потребителите на Excel често са принудени да представят резултатите от работата си в презентации. За да направите това, трябва да конвертирате файла в по-удобен формат, например PDF. В допълнение, трансформацията на документа ви позволява да защитите данните от нежелани корекции, когато се прехвърлят на трети страни. Ако таблицата съдържа формули, участващи в изчисленията, тогава конвертирането в PDF формат дава възможност за защита на данните от случайни промени или от повреда при прехвърляне на документа на друг компютър. Нека разгледаме по-отблизо всички методи за преобразуване.
Конвертирайте Excel файл в PDF
В по-старите версии на Excel няма начин да запишете файла в друг формат освен xls. Трябваше да търся специални програми за конвертиране или да използвам интернет ресурси, които могат да преведат един формат на документ в друг. Тъй като Excel-2010, функционалността на програмата беше допълнена с такава необходима функция, която ви позволява незабавно да конвертирате файл, без да напускате Excel.
- Първо, трябва да изберете клетките, които искате да конвертирате. Отидете в менюто на раздела „Файл“. Преди да запазите, трябва да се уверите, че границите на таблицата няма да излизат извън листа на PDF документа.
1 - След това преминаваме към процеса на запазване. В менюто „Файл“, което се отваря, като активирате категорията „Запазване като …“, от дясната страна отидете на опцията „Преглед“.
2 - След това ще се появи прозорец, в който трябва да решите местоположението на файла и неговото име.
3 - В долната част на прозореца намираме категорията „Тип файл“ и като щракнете върху реда с левия бутон на мишката на компютъра, извикваме списък с опции, от които можете да изберете формата на документа. В нашия случай изберете типа PDF файл.
4 - Под реда „Тип файл“ ще има няколко допълнителни параметъра, необходими за преобразуването. Стандартната оптимизация е подходяща за печат и публикуване в Интернет, а минималният размер ви позволява да оптимизирате документа за поставяне на страниците на интернет сайтове. След като изберете подходящата опция за оптимизация, трябва да поставите знак до нея. За да може документът, записан по този начин, да бъде отворен след преобразуване, струва си да поставите отметка в съответното квадратче.
5
За ясна и подробна настройка на процеса на преобразуване, експертите препоръчват да се обърне внимание на допълнителни параметри, в които можете да направите всички изясняващи точки за по-добро показване на съдържанието на таблиците.
- В прозореца, който се показва, можете да посочите кои страници искате да конвертирате. Изберете диапазон от данни, като избрани работни листове, конкретен диапазон или цяла работна книга на Excel. Има и допълнителни непечатаеми файлови данни, които могат да бъдат вмъкнати в нов документ – тагове за структура на документа и неговите свойства. По правило вече зададените в прозореца параметри отговарят на стандартните изисквания, но при необходимост те могат да бъдат коригирани. За да активирате промените, щракнете върху „OK“.
6 - Завършваме процеса на конвертиране, като натискаме бутона „Запазване“.
7 - Процесът на преобразуване може да отнеме известно време в зависимост от размера на таблиците. В посочената папка ще се появи PDF документ. В съответствие с настройките веднага след преобразуването документът ще се отвори в редактор, който може да го прочете.
8
Преобразувайте електронна таблица на Excel в PDF с помощта на външни приложения
Ако потребителят работи с електронни таблици на Excel версии 1997-2003, след което да конвертирате файла в PDF формат трябва да използвате инструменти на трети страни. Една от най-популярните програми е FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Ние инсталираме приложението. Можете да изтеглите инсталационния файл от официалния уебсайт www.foxpdf.com.
- Когато стартирате програмата, ще се появи работен прозорец, в който трябва да отидете в менюто „Добавяне на Excel файл“, за да изберете желания файл.
9 - Програмата ви позволява да конвертирате няколко файла наведнъж, което е безспорно предимство. След като изберете файловете, щракнете върху „Отвори“.
10 - Избраните файлове ще бъдат показани в прозореца на програмата. Всеки файл трябва да има отметка до него. Ако квадратчето не е отметнато, файлът ще остане в същия формат.
11 - След преобразуването файловете ще бъдат запазени в папката, която е избрана по подразбиране. За да изберете друг адрес, отидете на параметъра Output Path в долната част на страницата. Когато щракнете върху бутона с многоточие, ще се появи меню с адреса на текущата папка. Ако е необходимо, мястото за съхранение може да бъде променено.
12 - Когато всички подготвителни стъпки са завършени, продължете към конвертирането, като натиснете бутона PDF вдясно от реда Изходен път.
13
Приложение на онлайн услуга за конвертиране на Excel формат в PDF
Въпреки простотата на приложението FoxPDF Excel to PDF Converter, този софтуер е платен. И ако необходимостта от конвертиране на Excel в PDF се появява изключително рядко, тогава можете да използвате онлайн ресурсите, налични в Интернет.
Тези ресурси ви позволяват да конвертирате таблици в PDF безплатно, но може да имат ограничение за броя на транзакциите на ден. Някои услуги могат да бъдат достъпни само след регистрация и предоставяне на вашия валиден имейл адрес, на който ще бъде изпратен вече конвертираният документ.
Освен това, за да работите с определени сайтове, трябва да се уверите, че файлът отговаря на изискванията. Помислете за принципа на работа на един от тези интернет ресурси на примера на SmallPDF:
- Отидете на сайта https://smallpdf.com/en. Изберете категорията, наречена „Excel към PDF“.
14 - Тук с помощта на бутона „Избор на файл“ трябва да посочите желания документ или просто да плъзнете и пуснете Excel файла в необходимото поле. Ресурсът ви позволява да конвертирате няколко документа наведнъж.
15 - Следва автоматичното преобразуване. След приключването му, готовият файл трябва да бъде запазен чрез активиране на бутона „Запазване на файла“.
16 - Ще се появи прозорец, в който трябва да посочите адреса на папката за поставяне на PDF файлове.
Заключение
Всеки от тези методи за конвертиране на електронни таблици на Excel в PDF файлове има както положителни, така и отрицателни страни. Разбира се, запазването на документа директно в програмата Excel ви позволява бързо и удобно да постигнете целта си. Но, както бе споменато по-горе, тази функция се появи само във версията от 2010 г.
Можете да използвате онлайн ресурси за конвертиране на файлове само ако имате интернет връзка, а това не винаги е налично. Специалните приложения и програми също са удобни за използване. В същото време не забравяйте, че подобни услуги понякога изискват покупка. Във всеки случай изборът как да конвертирате xls файла в pdf остава за потребителя.