Съдържание
В процеса на работа с документи на Excel потребителите редовно трябва не само да вмъкват клетки, но и да ги изтриват. Самият процес е доста лесен, но има определени начини за прилагане на тази процедура, които могат да я ускорят и опростят. В тази статия ще разгледаме подробно всички методи за премахване на клетки от документ.
Процедура за изтриване на клетки
Разглежданите елементи на таблицата могат да бъдат 2 вида: съдържащи информация и празни. Като се има предвид това, процесът на тяхното изтриване ще се различава, тъй като самата програма предоставя възможност за автоматизиране на процедурата за избиране и по-нататъшно изтриване на ненужни клетки.
Тук също трябва да се каже, че в процеса на изтриване на един или повече елементи от таблицата, информацията в тях може да промени собствената си структура, тъй като в резултат на предприетите стъпки някои части от таблицата могат да бъдат изместени. В тази връзка, преди да изтриете ненужните клетки, е необходимо да вземете предвид неблагоприятните последици и за безопасност да направите резервно копие на този документ.
Важно! В процеса на изтриване на клетки или няколко елемента, а не цели редове и колони, информацията в таблицата на Excel се измества. Следователно изпълнението на въпросната процедура трябва да бъде внимателно обмислено.
Първо, трябва да обмислите изпълнението на въпросната процедура чрез контекстното меню. Този метод е един от най-разпространените. Може да се използва за запълнени клетки и за празни елементи на таблица.
- Необходимо е да изберете 1 клетка или няколко елемента за изтриване. Щракнете върху селекцията с десния бутон на мишката. След това трябва да стартирате контекстното меню. В него трябва да поставите отметка в квадратчето „Изтриване ...“.
1 - На монитора ще се покаже прозорец с 4 функции. Тъй като трябва да премахнем директно клетките, а не цели редове или колони, тогава се избира 1 от 2 действия – премахване на елементи с изместване наляво или с изместване нагоре. Изборът на действие трябва да се основава на конкретните задачи, пред които е изправен потребителят. След това, когато е избрана определена опция, действието се потвърждава с натискане на бутона „OK“.
2 - Както е планирано, всички маркирани елементи се премахват от документа. Втората опция (преместване нагоре) беше избрана, тъй като групата клетки, която е под маркираната област, беше изместена нагоре с толкова реда, колкото бяха в избраната празнина.
3 - Ако изберете 1-ва опция (преместване наляво), всяка клетка, която е вдясно от изтритите, ще бъде изместена наляво. Тази опция би била оптимална в нашата ситуация, тъй като имаше празни елементи вдясно от посочения диапазон. С оглед на това външно изглежда, че информацията от маркирания интервал е просто изчистена, като се запазва целостта на структурата на документа. Въпреки че всъщност подобен ефект се постига директно поради факта, че елементите на таблицата, които са заменили първоначалните, нямат данни в тях.
4
Метод 2: Инструменти за лента
Можете също да изтриете клетки в таблици на Excel, като използвате инструментите, предоставени на лентата.
- Първоначално трябва да маркирате по някакъв начин елемента, който искате да изтриете. След това трябва да преминете към главния раздел и да щракнете върху „Изтриване“ (намира се в менюто „Клетки“).
5 - Сега можете да видите, че маркираната клетка е премахната от таблицата и елементите под нея са се преместили нагоре. Освен това трябва да се подчертае, че този метод няма да ви позволи да определите посоката, в която ще бъдат изместени елементите след самото отстраняване.
6
Когато стане необходимо да премахнете хоризонтална група клетки с помощта на този метод, струва си да вземете под внимание следните препоръки:
- Избира се диапазон от хоризонтални клетки. Кликнете върху „Изтриване“ в раздела „Начало“.
7 - Както в предишния случай, посочените елементи се премахват с изместване нагоре.
8
Когато се премахне вертикална група клетки, изместването се извършва в другата посока:
- Маркирана е група от вертикални елементи. Кликнете върху „Изтриване“ на лентата.
9 - Виждате, че в края на тази процедура маркираните елементи се изтриват с изместване наляво.
10
Сега, след като основните операции са обхванати, е възможно да се използва по-гъвкав метод за премахване на елементи. Включва работа с таблици и диапазони от хоризонтални и вертикални клетки:
- Необходимият интервал от данни се маркира и се натиска бутонът за изтриване, разположен на лентата.
- Избраният масив се премахва и съседните клетки се изместват наляво.
Важно! Използването на клавиша Delete, намиращ се на лентата с инструменти, ще бъде по-малко функционално от изтриването чрез контекстното меню, тъй като не позволява на потребителя да коригира отместванията на клетките.
С помощта на инструментите на лентата е възможно да премахвате елементи чрез предварително избиране на посоката на изместване. Трябва да проучите как се прилага това:
- Диапазонът за изтриване е маркиран. Сега обаче в раздела „Клетки“ не се щраква върху бутона „Изтриване“, а върху триъгълника, който се намира от дясната страна на клавиша. В изскачащото меню щракнете върху „Изтриване на клетки…“.
11 - Сега можете да забележите прозорец, който вече се появява с опции за изтриване и преместване. Избира се този, който ще отговаря на конкретни цели, и се натиска клавиш „ОК“, за да се получи крайният резултат. Например, това ще бъде изместване нагоре.
12 - Процесът на премахване беше успешен и изместването се случи директно нагоре.
13
Метод 3: използване на клавишни комбинации
Също така е възможно да се извърши въпросната процедура с помощта на набор от комбинации от клавишни комбинации:
- Изберете диапазона в таблицата, който искате да изтриете. След това трябва да натиснете комбинацията от бутони "Ctrl" + "-" на клавиатурата.
14 - След това трябва да отворите вече познатия прозорец за изтриване на клетки в таблицата. Избира се желаната посока на отместване и се щраква върху бутона OK.
15 - В резултат на това можете да видите, че избраните клетки са изтрити с посоката на отместване, посочена в последния параграф.
16
Метод 4: Премахване на различни елементи
Има ситуации, в които искате да изтриете множество диапазони, които не се считат за съседни, разположени на различни места в документа. Те могат да бъдат отстранени с помощта на един от горните методи, като се манипулира всяка клетка поотделно. Това обаче често отнема доста време. Има опция за премахване на разпръснати елементи от масата, което помага да се справите със задачата много по-бързо. За целта обаче първо трябва да бъдат идентифицирани.
- Първата клетка се избира по стандартния метод, като задържите левия бутон на мишката и я заобикаляте с курсора. След това трябва да задържите клавиша „Ctrl“ и да щракнете върху останалите разпръснати елементи или да кръгнете диапазоните с помощта на курсора с натиснат лев бутон на мишката.
- След това, когато са избрани необходимите клетки, е възможно да се извърши премахването по някой от горните методи. След това всички необходими клетки ще бъдат изтрити.
17
Метод 5: Изтриване на празни клетки
Когато потребителят трябва да изтрие празни клетки в документ, е възможно да автоматизирате въпросната процедура и да не избирате всеки от елементите поотделно. Има няколко варианта за решаване на проблема, но най-лесният начин да направите това е чрез инструмента за избор.
- Избира се таблица или някакъв друг диапазон на листа, където се изисква изтриване. След това се щраква върху функционалния клавиш “F5” на клавиатурата.
18 - Прозорецът за преход е активиран. В него трябва да кликнете върху бутона "Избор ...", който се намира долу вляво.
19 - След това ще се отвори прозорец за избор на групи от елементи. В самия прозорец превключвателят е поставен на позиция „Празни клетки“, след което се щраква върху бутона „OK“ долу вдясно.
20 - След това можете да забележите, че след последното действие празните клетки в маркирания диапазон ще бъдат маркирани.
21 - Сега потребителят ще трябва само да извърши премахването на въпросните клетки чрез някоя от опциите, посочени по-горе.
Метод 1. Груб и бърз
За да изтриете ненужни клетки в таблица на Excel по подобен начин, изпълнете следните стъпки:
- Изберете желания диапазон.
- След това се натиска функционалният бутон “F5” след клавиша “Избор (Специален)”. В менюто, което се показва, изберете „Blanks“ и щракнете върху „OK“. След това всички празни елементи в диапазона трябва да бъдат избрани.
22 - След това менюто дава команда за изтриване на посочените елементи от RMB таблицата - „Изтриване на клетки (Изтриване на клетки) с изместване нагоре“.
Метод 2: Формула за масив
За да опростите процедурата за изтриване на ненужни клетки в таблица, трябва да зададете имена на необходимите работни диапазони, като използвате „Мениджър на имена“ в раздела „Формули“ или – в Excel 2003 и по-стари версии – „Вмъкване на прозорец“ – „Име“ – „Присвояване“.
Например диапазонът B3:B10 ще има името „IsEmpty“, диапазонът D3:D10 – „NoEmpty“. Пропуските трябва да имат еднакъв размер и могат да бъдат разположени навсякъде.
След извършените операции се избира първият елемент от втория интервал (D3) и се въвежда следната формула: =IF(ROW()-ROW(NoEmpty)+1>NOTROWS(YesEmpty)-COUNTBLANK(YesEmpty);”«;INDIRECT(ADDRESS(LOWEST((IF(Empty<>“«;ROW(ThereEmpty);ROW() + РЕДОВЕ (Има празни))); РЕД ()-РЕД (Няма празни) + 1); КОЛОНА (Има празни); 4))).
Въвежда се като формула за масив, след вмъкване трябва да щракнете върху „Ctrl + Shift + Enter“. След това въпросната формула може да бъде копирана с помощта на автоматично попълване (черен знак плюс се простира в долния десен ъгъл на елемента) - след това ще се получи оригиналният диапазон, но без празни елементи.
Метод 3. Персонализирана функция във VBA
Когато потребителят трябва редовно да повтаря въпросната операция за премахване на ненужни клетки от таблицата, препоръчително е да добавите такава функция към набора веднъж и да я използвате във всеки следващ случай. За целта се отваря Visual Basic Editor, вмъква се нов празен модул и се копира текста на функцията.
Важно е да не забравите да запазите файла и да се върнете от редактора на Visual Basic в Excel. За да използвате въпросната функция в конкретен пример:
- Необходимият диапазон от празни елементи е маркиран, например F3:F10.
- Отворете раздела „Вмъкване“, след това „Функция“ или натиснете бутона „Вмъкване на функция“ в секцията „Формули“ в новата версия на редактора. В дефиниран от потребителя режим е избран NoBlanks.
- Като аргумент на функция, посочете началния диапазон с интервали (B3:B10) и натиснете „Ctrl + Shift + Enter“, това ще ви позволи да въведете функцията като формула за масив.
Заключение
Въз основа на статията са известни значителен брой методи, чрез които е възможно да изтриете ненужните клетки в таблиците на Excel. Трябва да се отбележи, че изпълнението на много от тях е подобно, а в някои ситуации процедурата всъщност е идентична. Следователно потребителите могат да изберат метода, който ще им позволи да решат конкретен проблем по-бързо и по-ефективно. В допълнение, редакторът директно за функцията за изтриване на елементи от таблица предоставя „горещи бутони“, които ви позволяват да спестите време за въпросната операция. Освен това, когато документът съдържа празни клетки, не е необходимо да избирате всяка отделно за по-нататъшно изтриване. За тези цели е възможно да се използва инструментът за групиране, който автоматично избира елементи, които не съдържат данни. След това потребителят трябва само да ги изтрие по някой от горните методи.