Функция междинна сума в Excel. Формула, изисквания към таблицата

Междинните резултати, които трябва да бъдат получени при съставяне на отчети, могат лесно да бъдат изчислени в Excel. Има доста удобен вариант за това, който ще разгледаме подробно в тази статия.

Изисквания, които се прилагат към таблиците, за да се получат междинни резултати

Междинна сума функция в Excel е подходящ само за определени типове таблици. По-късно в този раздел ще научите какви условия трябва да бъдат изпълнени, за да използвате тази опция.

1. Табелката не трябва да съдържа празни клетки, всяка от тях трябва да съдържа някаква информация.
2. Заглавката трябва да е един ред. Освен това местоположението му трябва да е правилно: без скокове и припокриващи се клетки.
3. Дизайнът на заглавката трябва да се извършва стриктно в горния ред, в противен случай функцията няма да работи.
4. Самата таблица трябва да бъде представена от обичайния брой клетки, без допълнителни разклонения. Оказва се, че дизайнът на масата трябва да се състои строго от правоъгълник.

Ако се отклоните от поне едно заявено изискване, когато се опитвате да използвате функцията „Междинни резултати“, ще се появят грешки в клетката, която е избрана за изчисленията.

Как се използва функцията за междинна сума

За да намерите необходимите стойности, трябва да използвате съответната функция, която се намира в горната част на листа на Microsoft Excel в горния панел.

1. Отваряме таблицата, която отговаря на изискванията, посочени по-горе. След това щракнете върху клетката на таблицата, от която ще намерим междинния резултат. След това отидете в раздела „Данни“, в секцията „Структура“ щракнете върху „Междинна сума“.

2. В прозореца, който се отваря, трябва да изберем един параметър, който ще даде междинен резултат. За да направите това, в полето „При всяка промяна“ трябва да посочите цената на единица стока. Съответно стойността се поставя на „Цена“. След това натиснете бутона “OK”. Моля, имайте предвид, че в полето „Операция“ трябва да зададете „Сума“, за да изчислите правилно междинните стойности.

3. След като щракнете върху бутона „OK“ в таблицата за всяка стойност, ще се покаже междинна сума, показана на екранната снимка по-долу.

На бележка! Ако вече сте получили необходимите суми повече от веднъж, тогава трябва да поставите отметка в квадратчето „Замяна на текущи суми“. В този случай данните няма да се повтарят.

Ако се опитате да свиете всички линии с инструмента, зададен отляво на плочата, ще видите, че всички междинни резултати остават. Именно тях намерихте, като използвате инструкциите по-горе.

Междинни суми като формула

За да не търсите необходимия функционален инструмент в разделите на контролния панел, трябва да използвате опцията „Вмъкване на функция“. Нека разгледаме този метод по-подробно.

1. Отваря таблица, в която трябва да намерите междинни стойности. Изберете клетката, в която ще се показват междинните стойности.

2. След това щракнете върху бутона „Вмъкване на функция“. В прозореца, който се отваря, изберете необходимия инструмент. За да направите това, в полето „Категория“ търсим секцията „Пълен азбучен списък“. След това в прозореца „Избор на функция“ щракнете върху „SUB.TOTALS“, щракнете върху бутона „OK“.

3. В следващия прозорец „Аргументи на функцията“ изберете „Номер на функцията“. Записваме числото 9, което съответства на опцията за обработка на информацията, от която се нуждаем – изчисляване на сумата.

4. В следващото поле за данни „Справка“ изберете броя на клетките, в които искате да намерите междинни суми. За да не въвеждате данни ръчно, можете просто да изберете диапазона от необходими клетки с курсора и след това да щракнете върху бутона OK в прозореца.

В резултат на това в избраната клетка получаваме междинен резултат, който е равен на сумата от избраните от нас клетки с записаните числови данни. Можете да използвате функцията без да използвате „Съветника за функции“, за това трябва ръчно да въведете формулата: =SUBTOTALS(брой обработки на данни, координати на клетка).

Обърнете внимание! Когато се опитва да намери междинни стойности, всеки потребител трябва да избере своя собствена опция, която ще се покаже като резултат. Това може да бъде не само сборът, но и средните, минималните, максималните стойности.

Прилагане на функция и ръчна обработка на клетки

Този метод включва прилагане на функцията по малко по-различен начин. Използването му е представено в алгоритъма по-долу:

1. Стартирайте Excel и се уверете, че таблицата се показва правилно на листа. След това изберете клетката, в която искате да получите междинната стойност на конкретна стойност в таблицата. След това щракнете върху бутона под контролния панел „Вмъкване на функция“.

2. В прозореца, който се показва, изберете категорията „10 наскоро използвани функции“ и потърсете „Междинни суми“ сред тях. Ако няма такава функция, съответно е необходимо да се предпише друга категория – „Пълен азбучен списък“.

3. След появата на допълнителен изскачащ прозорец, където трябва да напишете „Аргументи на функцията“, въвеждаме там всички данни, използвани в предишния метод. В такъв случай резултатът от операцията „Междинни суми“ ще бъде извършен по същия начин.

В някои случаи, за да скриете всички данни, с изключение на междинните стойности по отношение на един тип стойност в клетка, е разрешено да използвате инструмента за скриване на данни. Трябва обаче да сте сигурни, че кодът на формулата е написан правилно.

Да обобщим

Изчисленията на междинните суми с помощта на алгоритми за електронни таблици на Excel могат да се извършват само с помощта на конкретна функция, но тя може да бъде достъпна по различни начини. Основните условия са да се изпълнят всички стъпки, за да се избегнат грешки и да се провери дали избраната маса отговаря на необходимите изисквания.