Съдържание
Архивирането е създаване на файл за последващо възстановяване на данни в случай, че оригиналният носител се повреди или изчезне. Можете също да създадете копие на данните в Microsoft Excel; програмата има инструменти за това. За да възстановите информация, можете да използвате друга функция на Excel - AutoRecovery. Нека разгледаме всички възможности за възстановяване на изгубените промени в таблиците.
Настройка на автоматично архивиране
Програмата може да създаде допълнителен файл, който напълно копира оригинала и се актуализира едновременно с него. Създаването на резервно копие е особено важно в случаите, когато има риск от аварийно изключване на програмата или изключване на компютъра. Ако устройството ви е нестабилно, следвайте няколко прости стъпки, за да не загубите промените в електронната таблица.
- Отворете раздела „Файл“ и намерете елемента „Запазване като“ в менюто. Кликнете върху него, за да отворите диалогов прозорец.
- В прозореца, който се показва, отворете малкото меню „Услуга“, бутонът се намира в долната част. Изисква Общи опции.
- Поставете отметка в квадратчето „Винаги архивиране“. Другите полета не са задължителни. Ако желаете, можете веднага да защитите документа с парола и да зададете препоръчителния достъп само за четене. Ако всичко необходимо в този прозорец е направено, щракнете върху „OK“.
- Записваме файла на всяко удобно място, като използваме същия прозорец „Запазване като“. Винаги ще има XLK резервно копие до него в папка или на вашия работен плот.
Резултатът след запазването на първите промени изглежда така:
Важно! Сега можем да отговорим на въпроса къде се съхраняват архивите: в същата папка, в която е записан оригиналният файл.
Как да създадете неизменно архивиране
Редовното архивиране запазва версия на работна книга Excel, който беше актуален преди едно запазване. Понякога тази опция не е подходяща и имате нужда от версия на документа няколко стъпки преди последното записване. За да имате достъп до по-стари версии на документ, трябва да инсталирате добавка. Microsoft не разпространява такива добавки на официалния уебсайт, те са частично включени в програмата.
Обърнете внимание! Можете да намерите добавки в отворени източници в Интернет, използването им е законно. Не забравяйте да проверите сайта и изтеглянията с антивирусна система, за да не изложите на риск личните данни и важни документи.
Добавката, необходима за архивиране, се нарича VBA-Excel. Добавката е платена, но можете да използвате нейните функции по време на пробния период. Подходящ за компютри с ОС от Windows XP и по-нови, за версии на Excel от 2007 и по-нови. Инструкциите за инсталиране са включени в инсталационния файл.
- След като добавката бъде инсталирана, разделът VBA-Excel ще се появи на лентата с инструменти. Отворете го и кликнете върху бутона „Архивиране“.
- В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете място за запазване на архива и задайте настройките за копиране. Ако имате нужда от един файл, който копира съдържанието на оригинала, не е необходимо да предписвате времето за автоматично създаване на копия. Кликнете върху „Запазване“.
Когато вече не са необходими копия, трябва отново да кликнете върху бутона „Архивиране“. Ще се появи редът „Отказ от архивиране“ – щракнете върху него и файловете ще спрат да се показват. Това ще трябва да се направи само ако са зададени настройки за автоматично копиране.
Настройте автоматично запазване на промените в документ
При извънредни ситуации автоматичното запазване на промените също помага. Копията на документа се появяват в специален раздел след рестартиране. На редовни интервали програмата автоматично записва всички промени, които се появяват в книгата, ако са зададени съответните настройки.
- Отворете секцията „Опции“ в раздела „Файл“. На екрана ще се появи диалогов прозорец с меню - необходим е елементът "Запазване".
- Поставете отметка в квадратчето Автоматично запазване и задайте колко често да се записват промените. Можете да зададете дори една минута в настройките, но такова често запазване ще забави Excel на слаб компютър. Също така си струва да поставите отметка на следващия ред, така че когато затворите документа без да го запазите, последната автоматично записана версия се запазва автоматично.
- Изберете папки за автоматично запазване на файлове. Обикновено те веднага се регистрират в настройките и пътят води до папките на Excel. Ако сте доволни от мястото, където са записани файловете, не трябва да променяте нищо. Трябва да знаете къде се съхраняват файловете за автоматично запазване, за да можете бързо да ги намирате в бъдеще.
След аварийно затваряне на програмата – например при изключване на компютъра – трябва да отворите отново Excel и да изберете файла, който да запишете в раздела „Възстановяване на документ“. Има записи за автоматично запазване. Обърнете внимание на времето за създаване на документа, за да изберете правилната версия.
Важно! Ако запазените файлове вече не са необходими, в диалоговия прозорец, който се появява, когато приключите работата с тези документи, трябва да щракнете върху бутона „Не запазвай“.
Как да възстановите незаписана работна книга на Excel
Ако не сте успели да отворите най-новата версия на документ след срив, можете да получите достъп до папката, където се съхраняват съществуващите файлове за автоматично запазване. Нека използваме функциите на раздела „Файл“, за да не търсим папка в Explorer.
- Когато потребителят отвори раздела „Файл“, програмата автоматично показва секцията „Подробности“. Намираме елемента „Версии“ в долната част на екрана и щракнете върху бутона „Управление на версиите“.
- Ще се отвори един елемент от менюто – „Възстановяване на незапазени книги“. Щраквайки върху него, ще бъдете отведени до диалоговия прозорец за отваряне на документ. Намерете желания файл в списъка и щракнете върху „Отваряне“.
Понякога в папката няма документи. В този случай до елемента „Версии“ има запис, който гласи, че няма предишни версии на файла. Ако това се случи, няма да можете да възстановите направените промени.